Jokainen vähänkään laskutuksen kanssa tekemisissä oleva henkilö tietää, miten työlästä laskutusosoitteiden selvittäminen on. Oman lisänsä tähän työhön ovat tuoneet pitkistä numerosarjoista koostuvat verkkolaskuosoitteet, jotka pitää syöttää ehdottoman oikein taloushallinnon järjestelmään. Mutta ennen tätä vaihetta pitäisi tietää, missä muodossa laskutettava asiakas ylipäätään laskunsa haluaa – digitaalisesti vain paperilla.

Me Apixissa aloimme jo neljä vuotta sitten miettimään, mitä lisäarvoa ja helpotusta voisimme omille asiakkaillemme tuottaa laskutusosoiterumbassa.

Tähän ei tarvittu edes järeää teknologiaa, jota itse laskujen lähettäminen laskuttajan ja laskutettavan välillä edellyttää. Asiat piti vain tehdä toisin. Sen sijaan, että asiakkaamme selvittelevät laskutusosoitteita, me päätimme tehdä sen heidän puolestaan.

Nimesimme tämän uuden tavan toimia automaattireititykseksi. Sen ansiosta välitämme asiakkaidemme myyntilaskut täysin automaattisesti laskun vastaanottajan haluamalla tavalla joko paperilaskuina tai verkkolaskuina. Laskun lähettäjän ei siten tarvitse itse selvittää eikä edes tietää, missä muodossa lasku lopulta vastaanottajalle menee.

Automaattireitityksessä hyödynnämme muun muassa TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisemaa verkkolaskuosoitteistoa ja muista lähteistä hankkimaamme tietoa vastaanottajien verkkolaskuosoitteista. Älykäs automaattireititys kerää siten jatkuvasti tietoa uusista verkkolaskujen vastaanottajista.

Miten automaattisuus hyödyttää laskutusta?

Apix ylläpitää automaattireititykseen tarvittavia tietokantoja päivittäin. Tämä on tae siitä, että asiakkaidemme lähettämät laskut menevät aina oikeassa ja halutussa muodossa perille - digitaalisesti tai paperilla.

Automaattireititys tarkoittaa siten - ei enempää eikä vähempää - laskutuksen virheettömyyttä. Sen lisäksi verkkolaskujen määrä suhteessa paperilaskuihin kasvaa huomattavasti nopeammin kuin jos laskutusosoitteita selvitettäisiin perinteisellä tavalla.

Ennen kaikkea verkkolaskutuksen täysimittainen hyödyntäminen alentaa merkittävästi laskutuskustannuksia. Samalla asiakastyytyväisyys paranee, kun laskut saapuvat takuuvarmasti verkkolaskuina sitä toivoneille.

Apixin automaattisuuteen myös luotetaan. Välitämme kuukaudessa yli 200 000 laskua. Näistä noin 150 000 menee vastaanottajille verkkolaskuina ja noin 50 000 paperikirjeinä.

Mika Hällström

Mika Hällström on Apix Messaging Oy:n hallituksen puheenjohtaja ja pääomistaja. Hänellä on pitkä ja laaja-alainen kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien sähköisestä välityksestä. Hällström on ollut ensimmäisten asiantuntijoiden joukossa luomassa suomalaisten yritysten välistä verkkolaskutusta.