Laskujen yhteydessä käytetään usein liitteitä. Liitteissä voi olla laskuihin joko varsin kiinteästi tai löyhästi liittyvää tietoa.

Kiinteästi laskuun liittyvää tietoa ovat vaikkapa alihankintakulut. Alihankkijan lasku liitetään esimerkiksi sellaisenaan osaksi laskua tai asiakkaan edustajalta saatu kuittaus laskutettavan työn hyväksymisestä. Erilaiset tuotteen tai palvelun kulutusmäärää kuvaavat erittelytiedot, kuten kännykkälaskun erittely tai energialaskun liitetiedot ovat myös oleellinen osa laskuja. Ilman niitä laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen on vaikeaa ellei mahdotonta.

Laskujen yhteyteen liitetään enenevässä määrin myös niihin varsin löyhästi liittyvää tietoa, kuten esimerkiksi asiakastiedotteita, sopimusehtoja ja käyttöoppaita. Eräiden yritysten markkinointi-ihmiset ovat myös huomanneet laskujen liitteeksi laitettavien tarjousten markkinointimahdollisuudet.

Kun suomalaista verkkolaskuinfrastruktuuria suunniteltiin viitisentoista vuotta sitten liitteiden lähetys ja vastaanotto otettiin huomioon alusta pitäen. Verkkolaskujen tekninen toteutus suunniteltiin tällöin siten, että verkkolasku sisältää aina kaksi osaa – rakenteisen ja visuaalisen osan.

Rakenteinen eli ”koneluettava” osa on tarkoitettu vastaanottajan ostolaskujen käsittelyjärjestelmälle ja siitä pystytään automaattisesti lukemaan laskun rakenteiset tiedot (kuten ostaja, myyjä, laskun loppusumma jne.) vastaanottajan sovelluksille.

Visuaalinen eli ”ihmisluetteva” osa on tarkoitettu muun muassa laskun tarkastajille, hyväksyjille, kirjanpitäjille, tilintarkastajille ja muille laskun vastaanottoon liittyville tahoille. Visuaalinen osa on useimmiten pdf-muodossa ja sen ansiosta laskun vastaanottamiseen liittyvät ihmiset näkevät laskun täysin samannäköisenä ja ilmaisuvoimaisena kuin paperilaskutkin olivat aikanaan. Visuaalisia osia voi yhdessä laskussa olla useampia ja niiden käyttötarkoitusta ei ole mitenkään erikseen määritelty, joten niitä pystytään käyttämään myös laskun liitetietojen välityksessä.

Verkkolaskujen liitteiden välityksen viime vuosien keskeisin haaste on ollut se, että niitä ei ole voinut välittää pankkeja operaattoreinaan käyttäville vastaanottajille. Viime vuosikymmenen puolivälin tienoilla julkistettu ja pankkien keskinäisessä sekä ulospäin suuntautuvassa verkkolaskuliikenteessä käyttämä Finvoice-määritys ei sisällä liitteiden välitystä perusmuodossaan.

Tämä on johtanut siihen, että vaikka liitteet liikkuvat vaivatta muiden operaattoreiden ja heidän asiakkaidensa välillä niin pankkeja vastaanotto-operaattorinaan käyttäville tahoille liitteitä ei ole voinut lähettää. Tämä puolestaan on vesittänyt pahasti koko asiaa, koska verkkolaskun lähettäjä ei voi tietenkään tietää käyttääkö vastaanottaja pankkia operaattorinaan vai ei.

Hätä ei kuitenkaan ole aivan tämän näköinen. Apix on kehittänyt asiakkailleen ns. Terminal-menetelmän, jolla liitteitä voidaan lähettää myös pankkiverkon kautta. Terminal-järjestelmä on asiakkaidemme käytössä veloituksetta.

Mika Hällström

Mika Hällström on Apix Messaging Oy:n hallituksen puheenjohtaja ja pääomistaja. Hänellä on pitkä ja laaja-alainen kokemus yritysten väliseen kaupankäyntiin liittyvien bisnesdokumenttien sähköisestä välityksestä. Hällström on ollut ensimmäisten asiantuntijoiden joukossa luomassa suomalaisten yritysten välistä verkkolaskutusta