Henkilötietojen käsittelyohje Apix Sanomanvälityspalveluita varten

1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ

Toimittaja /” Tietojen käsittelijä” 
Apix Messaging Oy, Sinikalliontie 7, 02630 Espoo, Y-tunnus 2332748-7

Tässä käsittelyohjeessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan Asiakkaalle sopimusten mukaisia Apix Sanomanvälityspalveluita ja niihin liittyvää ylläpitoa.

Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaan lukuun.

Asiakas / ”Rekisterinpitäjä” 
Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on solminut Toimittajan kanssa sopimuksen Apix Sanomanvälityspalveluiden käyttämisestä sekä niihin liittyvästä ylläpidosta.

Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (”Asiakkaan henkilötiedot”) rekisterinpitäjänä.

2 YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ensisijainen kontakti on Asiakkaan tietosuojavastaava ja/tai tietosuojasta vastaava henkilö.

Asiakas informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti.

Toimittajan tietosuojasta vastaavan yhteystiedot löytyvät verkko-osoitteesta www.apix.fi/gdpr.

3 PALVELUN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Kaikki henkilörekisterit ovat Asiakkaan omaan toimintaan tarkoitettuja ja niistä siirretään rekisteriotteita Toimittajalle vain Toimittajan ja Asiakaan välisen sopimuksen toimeenpanemiseksi.

Toimittaja ei käsittele Asiakkaan tietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä sopimuksissa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen asiakassopimuksen täyttämiseksi.

4 PALVELUSSA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Apix Sanomanvälityspalvelussa henkilötiedoista käsitellään ja kirjataan järjestelmiin vain Asiakkaan palveluun lähettämien tai palvelusta vastaanotettujen aineistojen ns. reititystietoja. Näitä tietoja ovat aineistojen osoitetiedot, jotka tyypillisesti sisältävät nimiä ja osoitteita. Aineiston sisällä olevia muita mahdollisia henkilötietoja Apix Sanomanvälityspalveluissa ei käsitellä kuin erikseen Asiakkaan näin pyytäessä ja ohjeistaessa.

Tyypilliset henkilötiedot (nimi, puhelinnumero, osoitetiedot) 
Apix Sanomanvälityspalveluissa käytetään tyypillisesti henkilötietoja vain rajoitetusti, koska sovelluksien käytössä ei ole tarvetta käsitellä henkilötietoja laajemmalti. Tyypillisiä henkilötietoja ovat nimi- ja osoitetiedot sekä mahdollisesti sähköpostiosoite, puhelinnumero ja pankkiyhteystieto.

Toimittajan tukipalveluhenkilöstö käsittelee Asiakkaan tietoja vain virhetilanteiden selvittämisen yhteydessä. Yleisesti pääsy Asiakkaan tietoihin rajataan vain niille henkilöille, joiden työtehtäviin edellä mainittu selvittäminen kuuluu.

Kaikilla Asiakkaan tietoja käsittelevillä henkilöillä on voimassaolevat salassapitosopimukset.

Säilytysaika 
Apix Sanomanvälityspalvelussa tiedot säilytetään järjestelmässä vähintään sopimussuhteen ajan. Mikäli tietoja halutaan poistaa asiakassuhteen aikana, Asiakas Rekisterinpitäjänä itse vastaa näiden tietojen poistamisesta säädösten edellyttämällä tavalla.

5 HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä tässä dokumentissa ja Asiakkaan sopimuksissa on määritelty.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta, joka vastaa Asiakkaan sopimusten täyttämisestä. Toimittajan käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu roolipohjaisella käyttäjänhallintaprosessilla, jossa kullekin työntekijälle annetaan vain hänen tehtäväänsä ja toimenkuvaansa kuuluvat käyttöoikeudet.

Kaikkiin Asiakasta koskeviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Alihankkijat 
Luettelo alihankkijoista on erillisessä liitteessä, joka on ajantasaisena nähtävissä verkko-osoitteessa www.apix.fi/gdpr/alihankkijat.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan henkilötiedot muodostavat henkilötietokannan, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 
Asiakkaan aineistolla olevan henkilön, jonka henkilötietoja Apix Sanomanvälityspalvelussa on käsitelty, tulee ottaa yhteyttä oman Asiakkaan tietosuojavastaavaan tai tietosuojasta vastaavaan henkilöön halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan aineistolla olevien henkilötietojen omistajilta vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat otsikossa mainittuja oikeuksia, koska kaikki Apix Sanomanvälityspalveluun talletetut henkilötiedot perustuvat joko Asiakkaan Toimittajalle toimittamiin palvelupyyntöihin ja Asiakkaan ylläpitämiin tietoihin.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä Toimittajan tietosuojasta vastaavaan tahoon, jonka ajantasaiset yhteystiedot löytyvät verkkosivulta www.apix.fi/gdpr.

Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.